서류를 보관하고 기록을 유지하는 것은 생활의 일부분이지만, 현재 필요성을 느끼지 못해 뒤로 미루거나 소각시키는 경우들도 종종 있습니다. 이민자에게 기록 보존은 특별히 중요한데, 여러 수속을 위해 정부 기관을 거칠때 과거 행적을 추적해야 할 필요가 일어나기 때문입니다. 따라서 기록을 보존하고 서류를 정리하는 습관은 이민자들이 앞으로 이민 관련 이슈에 부딪칠 때 편리할 뿐 아니라 현 신분을 유지하는 데도 큰 도움이 됩니다.
여행과 출입국 기록: 여권을 갱신해도 옛 여권을 버리지 말고 현 여권의 번호는 적어 두자. 미 영사관이나 이민국은 상황에 따라 10여년 전의 출입국 기록도 원할 수 있으며 그런 때 옛 여권이 가장 확실한 증거 자료가 될 수 있습니다. 또한 비이민자의 경우 미국 입국후 바로 미국 도장이 찍혀 있는 여권 페이지와 I-94의 복사본을 만들어 따로 보관해 두는 것도 좋은 습관입니다. 혹시 여권을 잃는다해도 합법적인 입국 내용을 증명할 수 있기 때문입니다. 이 외 여행 서류와 I-94의 만기일을 잘 보는 곳에 기록하여 급하게 여행할 일이 있을때 당황하지 않도록 또 주어진 체류기간을 넘기는 일이 없도록 주의 하십시요.
신분 증빙 서류: 의외로 많은 이들이 본인의 신분과 관련된 서류들을 배우자나 부모님등 다른 이에게 맡겨 두는 것을 봅니다. 아무리 책임감있고 신중하신 분에게 맡겼더라도 필요할 때 찾을 수 있도록 보관 장소는 알아 두십시요. 혹시라도 가족 관계에 위기가 오거나 가족원을 잃는 등의 어려움을 겪을 때, 닥친 일을 다 처리하고 난 후 더 이상 중요한 서류들을 찾을 수 없게 되는 경우가 일어나기도 합니다. 신분 관련 서류중 특별히 도움이 되는 것들은 본인의 출생, 결혼, 이혼, 또 가족 관계를 증명하는 공식 서류들과 이민 관련 서류들입니다. 특별히 이민 관련 서류들은 변호사나 가족이 제출했다고 해도 이민국에서 발급하는 영수증과 파일 카피 정도는 꼭 확인하고 지니고 있어야 합니다.
재정 서류: 은행에서 매월 발급하는 결산서, 세금 보고서, 월급 명세서, W-2 등은 적어도 3년 이상, 이 외 거액의 해외 송금이나 계약서등은 계속해서 보관하는게 안전합니다. 이런 서류들은 가족원을 초청할 때 재정 능력을 증명해 주며, 신분을 변경하거나 직장을 옮길때 합법적인 취업 또는 사업을 통해 신분을 유지했음을 표명하며, 투자를 원할 때 투자 능력을 밝혀 주는 중요한 서류들입니다.
본인의 업적을 추적하는 서류: 뛰어난 능력의 소유자나 국가 이익에 공헌하는 분들, 학자, 과학자, 예술가등을 위한 케이스들을 진행할 때 고객분들로 부터 흔히 듣는 말이 있습니다. “이럴 줄 알았으면, 과거 활동에 대해 정리를 잘 해 두는건데…” 워낙 바쁜 활동을 하다 보면 정작 본인의 뛰어난 활동 영역을 커버하는 자료들을 소홀히 하게 됩니다. 그러나 이민 케이스에서는 증빙 서류가 꼭 뒤 따라야 합니다. 업데이트된 이력서, 졸업장, 성적표, 수상 기록, 취업 경력 확인서, 본인의 이름이 적혀 있는 프로그램, 출간한 논문과 책 카피, 초청장, 본인을 다룬 기사 내용들을 잘 정리해 두면 다시 몇년을 거슬러 올라가 기록을 뒤지는 것보다 훨씬 간편하고 정확합니다.
상식같지만 예상치 못했던 상황에 부닥쳐 꼭 필요한 서류를 찾을수 없어 당황하는 모습을 자주 봅니다. 정부 기관을 통해 수속을 밟을 때 필요 서류를 찾아내고 제출하는 것은 신청자의 몫입니다. 평소 서류를 정리하고 기록을 잘 보존하는 습관을 들여 서류 불충분으로 고생하시는 일이 없기를 바랍니다.
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