I-9 준수 의무를 간과하지 마세요.

요즘처럼 인재 확보 경쟁이 치열한 시대에 많은 기업들은 헤드헌터나 채용 에이전시를 통해 적격 인재를 찾고 있습니다. 이러한 채용 아웃소싱은 절차를 효율화할 수 있지만, 고용주의 I-9 양식 관련 법적 의무는 결코 아웃소싱될 수 없습니다.

고용 책임이 발생하는 시점과, 헤드헌팅·인력 파견 계약의 법적 차이를 이해하지 못하면 불필요한 위반 위험에 노출될 수 있습니다.

I-9 양식이란 무엇인가요?

I-9 양식(Employment Eligibility Verification Form)은 미국 내 모든 신규 고용인의 신원 및 취업 자격을 확인하기 위한 연방 필수 서류입니다.

모든 미국 내 고용주는 다음 절차를 반드시 이행해야 합니다.

• 직원은 첫 근무일 전 또는 당일에 I-9 양식 1항을 작성해야 합니다.

• 고용주는 3영업일 이내에 직원의 신원 및 취업 허가 원본 서류를 검토하고, 2항을 작성해야 합니다.

• 취업 허가 서류가 만료될 경우, 보충 B(이전 3항)으로 재확인해야 합니다.

• 퇴사 후 일정 기간 동안 I-9 양식을 보관해야 합니다.

• DHS(국토안보부) 또는 기타 연방 기관 요청 시 즉시 제출할 수 있도록 준비해야 합니다.

이 규정을 위반하거나 서류를 잘못 보관할 경우, 민사상 과태료, 형사 고발, 연방 계약 제한 등 심각한 제재를 받을 수 있습니다.

서치펌을 통한 아웃소싱 채용과 I-9 혼란

많은 기업이 헤드헌터를 통해 채용을 진행할 때, “그들이 모든 신원 검증을 대신 처리한다”고 생각합니다. 그러나 이는 오해입니다.

I-9 작성 책임은 오직 ‘직접 고용주’에게 있습니다.

헤드헌팅 업체는 일반적으로 후보자 탐색 및 선별, 채용 제안 협상 지원, 고객사 인터뷰 일정 조율 등의 역할을 수행하지만, 법적 고용주가 아니기 때문에 I-9 양식을 작성할 수 없습니다.

즉, 최종적으로 후보자를 직접 채용하고 급여를 지급하는 고객 회사가 I-9 양식 작성 의무를 집니다.

이 점을 간과하면, “헤드헌터가 알아서 했다”는 이유로도 법적 책임을 피할 수 없습니다.

인력 파견 업체(Staffing Agency)와의 차이

인력 파견 업체는 헤드헌터와는 다른 구조로 운영됩니다.

대부분의 경우 파견 업체가 직원을 직접 고용하고 급여를 지급하며, 고객사로 단기 파견하는 방식입니다.

• 파견 업체가 법적 고용주로 간주되어 I-9 작성 및 보관 의무를 집니다.

• 고객사는 별도로 I-9를 작성하지 않지만, 계약서에 I-9 준수 조항을 명시하고, 필요 시 감사할 권한을 확보해야 합니다.

• 파견 업체가 I-9 의무를 위반할 경우, 특정 상황에서는 고객사도 연대 책임을 질 수 있습니다.

예를 들어, 제조업체가 인력 파견 계약을 통해 조립 근로자를 배치받았다면, I-9는 파견 업체가 작성해야 하지만, 고객사는 감사와 점검을 통해 준수 여부를 확인할 의무가 있습니다.

고객 회사가 직접 고용하는 경우

서치펌이 단순히 후보자를 소개하고, 고객 회사가 직접 채용·급여 지급을 하는 경우라면, I-9 작성은 반드시 고객 회사가 담당해야 합니다.

즉, 직원은 첫 근무일 전 1항 작성, 고용주는 3영업일 이내 원본 서류 확인 및 2항 작성, 필요 시 권한 위임된 대리인을 통해 작성이 가능합니다.

헤드헌팅 업체의 사전 검증 절차는 법적 I-9 검증을 대체할 수 없습니다.

고용주를 위한 핵심 체크리스트

1. 아웃소싱은 ‘채용’만 대행할 뿐, ‘준수 책임’은 여전히 고용주에게 있습니다.

2. 인력 파견 계약서에는 I-9 준수 조항과 감사 권한을 명시해야 합니다.

3. 헤드헌팅 계약 시, 후보자 검증이 I-9 의무를 대신하지 않음을 명확히 인식해야 합니다.

4. 정기적인 내부 감사와 문서 점검 절차를 통해 I-9 관리 체계를 강화해야 합니다.

마무리 조언

기업이 채용 수요를 충족하기 위해 외부 파트너를 활용하는 것은 효율적일 수 있지만, I-9 규정 준수는 결코 위임될 수 없는 ‘법적 책임’입니다.

고용주는 누가 실제 고용주로 간주되는지를 명확히 하고, 계약서에 책임과 권한을 명시하며, 정기적인 내부 검토를 통해 비용이 큰 오류와 법적 리스크를 예방해야 합니다.

면책 조항

본 칼럼은 일반적인 정보 제공을 위한 것이며, 법률 자문을 대체하지 않습니다.

I-9 양식, 채용 계약, 또는 제3자 채용과 관련된 구체적 상황에 대해서는 반드시 자격 있는 이민·노동 전문 변호사와 상담하시기 바랍니다.

그늘집은 케이스를 검토하고 성공 가능성에 대한 의견을 제시 해 드릴수 있습니다. 다음 계획을 수립하고 추가 사전 조치를 제안할 수도 있습니다. 양식 작성부터 프로세스의 모든 단계에 대해 맞춤형 계획을 세우도록 도와드립니다.

그늘집에서는 신뢰할 수 있는 변호사분들과 실무 경험이 풍부하시고 실력있는 법무사들이 함께 케이스를 성공적으로 이끌고 있습니다.

그늘집은 극히 어렵거나 실패한 케이스이더라도 성공으로 이끈 경험이 있습니다. 오랜 동안 축적해온 수 많은 성공사례를 슬기롭게 활용해서 케이스를 승인 받아 드립니다.

이민법에 관해 궁금하신점 있으시면 언제든지 연락 주십시요.

<그늘집>
www.shadedcommunity.com
gunulzip@gmail.com
미국:(213)387-4800
카톡: iminUSA